数々の調査やアンケートの結果、職場には時間を無駄にする７大要因が巣食っていることが明らかになっています。これらの要因に上手に対処できるかどうかによって、あなたが仕事でどこまで成功できるかが決まります。

要因１： 電話・メール

最大の時間の無駄は、電話やメールです。電話やメールの着信音が鳴るたびに、思考の流れが中断され、目の前のタスクから気が散ってしまいます。電話を切ったあとや画面から目を離したあとも、すぐには目の前の仕事に戻れません。仕事を邪魔する電話やメールへの対処法を７つ紹介しましょう。


１－１．　電話やメールはビジネスツールと考えよう。
電話やメールに費やす時間は最小限にとどめること。仕事中は雑談をしないこと。電話もメールもなるべく簡潔に。９時から17時までは、どちらもあくまでビジネスツールとして利用する習慣をつけよう。もちろんスマートフォンのメールも同じです。


１－２．　電話やメールは部下に選別させるか、自分で選別しよう。
電話の向こうの相手が誰か、確かめてから電話に出ること。見知らぬ人から電話がかかってくるとつい好奇心に駆られてしまうが、好奇心に負けないこと。まずは相手の用件を確認してから電話に出るようにしよう。


１－３．　可能なら、一日のうちに一切邪魔の入らない時間帯を確保しよう。
電話やメールの着信音の奴隷になってはいけません。その時間帯は電子機器の着信音をオフにしておくこと。あとでチェックするのでは間に合わないほどの重大事なんて、そうはないものです。


１－４．　人に電話をかけたりメールを送ったりするときは、具体的な折り返し時間を設定しよう。
いつなら電話に出られるか、メールを返信できるか相手に伝えておきます。緊急の用件のときは留守電やメールでこちらの電話番号を知らせておけばいいのです。


１－５．　電話やメールは一括処理しよう。
ちょこちょこ折り返さず、一度にまとめて片づけましょう。まとめてやると学習曲線効果がはたらいて効率が上がります。午前11時までためておいて、正午までに一気に返信するのも一案です。その後また午後３時半までためておき、４時半までに一気に返信する……などです。


１－６．　電話やメールといえども、ぶっつけではしないこと。
仕事の電話やメールは会議と同じだと考え、電話やメールの中でとりあげたい項目をあらかじめリストアップしておこう。


１－７．　しっかりメモをとろう。
電話で話すときは、話しながらお互いの発言のポイントのメモを取ります。電話に出るときは必ず目の前にメモ用紙を用意し、手にペンを握ってから出ること。どんなときも、正確なメモをとっている側が強い立場に立てるからです。

ブライアン・トレーシー

1944年カナダ・プリンスエドワード島出身。 アメリカでもっとも著名なスピーカーであり、ビジネスコンサルタントの権威。セールスパーソンとして全米はもちろん、イギリス、フランス、ドイツをはじめ世界85ヶ国以上を歴訪し30種類以上の事業を手掛ける。 現在はカリフォルニア州サンディエゴに本拠を置く人材養成ビジネス会社、BRIAN TRACY INTERNATIONAL INC.の会長兼CEO。ビジネスコンサルタントの権威として、IBM、モービル、バンク・オブ・アメリカ、クライスラー、コカ・コーラ等を始め、フォーチュン500社に入る有力企業のうち200社以上に関わる。 世界に46ヶ所の支社があり、彼のプログラムはこの55ヶ国において500万人以上が受講という記録的大ヒットとなっている。 講演家にとって名誉ある、アメリカ4000人の講演家で構成される「National-Speakers Association」の5大スピーカーの1人として選ばれ、現在ではトップ4%で構成されている殿堂入りも果たしている(ロナルド・レーガン元大統領も殿堂中の1人)。