要因３： 会議
時間の無駄の３番目は、会議です。
前から予定していた会議でも臨時の会議でも同じです。勤務時間の40～50％を会議が占めます。会議には、何人もが出席する正式なもの、オフィスや廊下で行われる一対一の会議もありますが、人と顔を合わせて話し合うのはすべて会議と考えてよいでしょう。
会議に別にやらなくてもいいようなものや、時間の無駄でしかないものが多いのは計画や準備がお粗末だからそういうことになるのです。
しかし、会議は必ずしも悪ではありません。
情報交換や問題解決や進捗状況チェックの手段であり、貴重なビジネスツールでもあります。それゆえ計画的に実施し、有効に活用すべきなのです。
会議を企画するときは、まずそのコストを計算しましょう。会議を一回開けば、出席者全員の時給の合計額×会議時間に相当するコストがかかることを忘れてはいけません。タダではなく現実の出費をともなうものであるからには、投資に対する一定の価値つまりリターンを生み出さなければならないのです。
では、会議を効率化するコツを７つ紹介しましょう。
３－１．「そもそもこのミーティングをやる必要はあるのか？」を考えよう。
必要ないと思ったら、可能な限りやらないこと。また、今回の会議に出席不要だと思える人間がいたら、無理に頭数をそろえなくてもいいのです。
３－２． アジェンダを作ろう。
会議を開く必要ありと判断したら、その会議によって達成したい明確なゴールを設定し、アジェンダ、つまり会議で取り上げたい全項目を網羅したリストを作ろう。そして各項目の隣に、担当者の氏名を記入します。上司や部下や顧客やサプライヤー等との一対一の会議の場合も同じです。アジェンダを作成して全員がそれにしたがえば、会議はびっくりするほどスピーディに効率よく進むものなのです。
３－３． ミーティングは時間どおりに開始・終了しよう。
あらかじめ開始時間と終了時間を決めておくこと。最悪なのは、決めたとおりの時間に始まるが、終了時間ははっきり決まっていないという会議です。あともうひとつルールがあります。遅刻者を待たないこと。遅れた人間はもう来ないものと考え、時間どおりに始めましょう。時間どおりに来た人たちが遅く来る人間（そもそも来るかどうかも不明ですが）のせいで待たされるのは不公平です。
３－４． まずは最重要項目から話し合おう。
アジェンダを作るときも、80：20ルールをあてはめよう。つまり、トップ20％の重要項目を最初にもってくる。こうしておけば仮に時間切れになっても、ミーティングの全価値の80％を占める項目はすでに話し合い済みということになります。
３－５． 結論を要約しよう。
アジェンダ記載の項目をひとつ話し合うごとに、話し合った内容を要約して締めくくります。ひとつひとつの項目について合意を取り付け、決定事項や合意事項を改めて宣言してから次の項目へ進むことが大切です。
３－６． 責任を割り振ろう。
話が決まったら、決まった行動について特定の人間に責任を割り振り、デッドラインを設定しましょう。いくら話し合って合意しても、責任と遂行期限を決めないとただのおしゃべりで終わってしまいます。
３－７． メモをとり、議事録を回覧しよう。
会議から最大限の効果を上げるためには、話し合い中に正確なメモをとっておき、あとで参加者が議事録を回覧することが大切です。できれば会議から24時間以内に回覧するのが望ましい。どんなときも、会議中に正確なメモをとり、１週間後、１カ月後にメモを見直せる人間の方が、記憶に頼るしかない人間よりも有利な立場に立てるし影響力を握れるものなのです。