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ミーティングの役割を決める

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 特に役割も決めないまま、人が集まりミーティングが始まり、いつのまにか誰かが司会を進め、気の利く人が書記を務めてくれることもあれば、各々が自分の解釈でメモをとったり、時には誰もメモすらとらず終わってしまうことはありませんか?
 そして、自分がなぜその場にいるのかすらわからず、ただ傍観者として過ごしてしまうようなミーティングならば、うまく機能しているとは言えません。
 本来、ミーティングは、あなたが働く会社をより良くするためには欠かせない重要なコミュニケーションの場です。ならば、あなたが主催者側であっても参加者側であっても、共通の目的を果たすための何らかの役割を果たす責任が必ずあるのだという意識をもってみてはいかがでしょうか。

 ここで、ミーティングの場で考えられる役割を3つ紹介します。

①ファシリテーター
 メンバー全員を共通のテーマに集中させる、全員の発言の機会を与える、中立的な立場を守りつつ、時間内に目的を達成させる役割があります。

②参加者
 ミーティングを成功させる鍵は参加者自身が握っていることを理解しましょう。主体性をもち、そのミーティングの目的に応じて必要なものや意見をあらかじめ準備しておきましょう。そして、お互いの意見を尊重し、他の人のアイデアを批判せずに全員で新しい発想を生み出すという姿勢が必要です。

③書記
 ミーティングで話された内容を正しく記録する役割です。正しく記録するということはあなたが正しいと思ったことではなく、話されたことをそのまま記録することです。そして、発言者の意図がわからなかったときは、解釈で書き取らずに、発言者に意図を確認することが必要です。また、すべての内容を書き取ることは困難なため、重要なポイントを絞り、素早く記録するスキルが求められる役割です。

 あなたがそれぞれの役割としてさらに工夫できることは何ですか。
 そして、その役割に徹してミーティングを終了できたときには自分自身と会社全体に、どのようなメリットがもたらされるでしょうか。
 誰も自身の役割を理解し、高いモティベーションをもってこそ、ミーティングは成功するといえるでしょう。

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